クラウドってご存じでしょうか。
「聞いたことあるけど全然わからない～」って人も
「なんとなく知ってるけど使っていない～」なんて方もいると思います。
そのような方も、読み終わった頃にはすぐにクラウドを導入したくなるように解説します。
すでにクラウドを使用されていて「もっと効率が良い方法が知りたい」って方も、私の活用法が参考になれば幸いです。
※オンラインストレージの事を「クラウド」と呼ぶことがあるため、この記事では両方について解説しています。
クラウドとは何か？
誤解を恐れず簡単に言うと、「使う人がデータとかソフトを自分で持っていなくてもインターネットを通して必要なときにそれらを利用するもの」です。
「簡単に言うっていって全然分からん」と思ったあなた、待ってください。行かないでください。もうちょっと簡単にしますので、怒らないでください。
例えば、多くの方が利用しているGmailはクラウドです。
昔は、メールはパソコンに保存されていましたが、Gmailのメールは各個人のパソコンには保存されていません。世界のどこかにあるサーバーに保存されているあなたのメールにインターネットを通してアクセスしているのです。
あと、みんな大好きYouTubeも広義ではクラウドです。
YouTubeの動画は各個人のPCやスマホに保存されているわけではなく、世界のどこかにあるサーバーに保存されている動画にその都度アクセスして動画を閲覧しているわけです。
このように、知らず知らずのうちにクラウドは身近で利用しています。
オンラインストレージとは何か
そんなクラウドのサービスの中で個人の端末内ではなくインターネット上にファイルを保存できるサービスをオンラインストレージと言います。
今回は、そのオンラインストレージのフォルダを利用したデータ管理方法を解説していきます。
「オンラインストレージとか、フォルダとか、データ管理とかまた難しい言葉出てきた・・・」と思ったそこのあなた。
待ってください。まだ行かないでください。
フォルダってこういうやつです。この中にワードのデータとか、写真とかパワーポイントとか入れて使っていますよね？これがインターネット上にあると便利だよって、そういう話です。
おすすめのクラウド
長くなるので簡単に解説します。
おすすめはGoogleドライブです。既にGmailなどを使用している人は新たに登録など必要なく便利です！無料で15GBまで利用できGoogleカレンダー等のアプリケーション、あと医師では論文を管理するツールであるPaperpileもGoogleドライブを使用するので重宝します。私もGoogleドライブは愛用しています。
Apple製品を使っている人はiCloudを自然に使っていると思います。
他には、私は使っていませんが、Dropboxも利用している人が多いです。
私は職場である大学がBoxというオンラインストレージを職員に無料で無制限に使えるように提供しているので、それをメインで仕事では使用しています。
私は、
完全仕事：Box
半分仕事、半分プライベート：Googleドライブ
完全プライベート：iCloud
と使い分けています。それぞれ無料で利用できる容量が用意されているため、このように使い分けるのが良いと思います。
クラウド(オンラインストレージ)を利用するメリット
ところで、オンラインストレージを利用するとどんな良いことがあるんだいって話です。
オンラインストレージを利用するメリットは以下の5つです。
- PCが壊れてもデータのバックアップの役割を果たす
- どこからでもデータにアクセスできる
- どのようなデバイスでもデータを移動せず作業ができる
- PCのデータ保存容量を軽くすることができる
- PCを買い換えた時もデータ移動の手間がほぼなくなる
おおまかなものはこのくらいだと思います。
PCが壊れてもデータのバックアップの役割を果たす
データがオンライン上にあるので、PCが壊れたり紛失しても自然にバックアップされているので慌てる必要がありません。後述しますが、万一PCが故障して二度と開けなくなったとしても、新しいPCでオンラインストレージにログインさえすればデータフォルダに関しては同じ環境で作業を再開できるので、心配が一気に減ると思います。
どこからでもデータにアクセスできる
PCの容量は限られているので、昔のデータなどは昔のPCやUSBに入れっぱなしで自宅に置いたままになってたりしませんか？突然、外出先でそのデータが必要になったりして、、
そんなときでもオンラインストレージに保存されていればいつでもアクセスできるので、非常に便利です。
どのようなデバイスでもデータを移動せず作業ができる
私の仕事でのメインPCはWindowsですが、プライベートではMacを使用しています。外出先にMacを持って行っているときでもMacもオンラインストレージを入れているので、データの移動などせず、そのままMacで仕事の続きをすることができます。
また、iPhoneにも同様にオンラインストレージを入れているので電車の中でPCで作成していた当直表を完成させたり、論文を修正したりできます。
以前、懇親会で他施設の偉い先生と私の以前行った学会発表の話になり、すぐにスマートフォンでそのときの発表のpower pointにアクセスして、発表の内容を聞いてもらった事もありました。
PCのデータ保存容量を軽くすることができる
実際に今作業中のデータはダウンロードして作業した方がいいですが、それ以外のデータはPCに入れておく必要がないので実質PCは500GBの容量があれば十分事足ります。
無料のオンラインストレージではGoogleドライブでも15GBなので、PCの保存容量を減らせるくらいの容量を確保するとなると有料契約が必要になってしまいますが、それでもGoogleドライブで2TBの容量で月額￥1300です。PCの容量を2TBまで上げるとなると○万円はかかりますから、上記のオンラインストレージのメリットに魅力を感じるのであればその分のお金をオンラインストレージに回すのもいいかもしれません。
私の様に職場で容量無制限のオンラインストレージを提供されている人は使わない手はありません！！
PCを買い換えた時もデータ移動の手間がほぼなくなる
オンラインストレージを使用していなかったときはデータをいったんHDDに移して、それをPCに移して、、、なんてやっていましたが、オンラインストレージをダウンロードして、ログインすればすぐにデータ移行完了です！
逆にPCがもう古いけどデータ移行めんどくさいし、環境変わるの大変だし、、
と考えている人も簡単にデータを移行でき、これまでと近い環境で作業できるのでOC買い換えのハードルが下がると思います！
クラウド(オンラインストレージ)を利用するデメリット
これまでいいことばっかり話して悪い事はないのって話です。考え得るデメリットは以下の2つです。
- インターネットに接続していないとデータにアクセスできない
- データ漏洩のリスク
インターネットに接続していないとデータにアクセスできない
これは思いつく最大のデメリットかと思います。ただ、今の世の中ネットに繋ぐことが出来ない場所は非常に少ないです。
あなたが森のど真ん中で作業をしたいのであれば話は別ですが、家、職場、カフェ、電車などだいたいの作業する場所でインターネットに繋ぐことができるはずです。
さらに、今作業している仕事に関してはワンクリックでダウンロードしてオフラインでも作業出来る様にして作業する事になるので、私の経験上、インターネットに接続できなくても困ることはほとんどありません。
データ漏洩のリスク
オンラインストレージの情報はパスワードがバレてしまったら他人がアクセス出来てしまう事になってしまいます。そもそも個人情報（医者だと患者情報）を個人のPCやUSBに入れて持ち運ぶことは厳禁ですが、データが漏れないようパスワード管理は慎重に行わなければなりません。
ただ、PCやUSBは盗まれたり紛失したら漏洩のリスクがありますから、一概にリスクが高まるとは言えないと思います。
オンラインストレージの場合、データを他人と共有することが簡単に出来てしまいますから、間違えて大切なデ－タを他人と共有しないよう注意は必要です。
医者である私のクラウド(オンラインストレージ)活用方法
私がどのように活用しているかを紹介します。紹介するなんておこがましい程
超 簡 単 です。
簡単すぎて、なんで今まで使わなかったのかと愕然とするレベルです。
上でも説明した様に、私の職場（大学）ではBoxというオンラインストレージを容量無制限で使用できる様になっているので、私はそれを使用しています。
BoxであればBox Drive、GoogleドライブであればGoogle ドライブというアプリケーションをダウンロードします。そうすると写真の様にエクスプローラーにそれぞれのフォルダが出現します。
あとは、このフォルダを普通のフォルダとして使用するだけ。
超簡単ですよね。
これで、このフォルダの中のデータはオンラインストレージ上に保管されています。
このフォルダにデータを編集したら、当然、オンラインストレージ上のデータが書き換えられます。
別のデバイスで開いても、このフォルダは同期しているので、わざわざデータを移し替え無くても別のデバイスからデータを開いたり、編集もできます。
例えば、iPhoneでBox：The Content Cloudというアプリをダウンロードすれば、iPhoneでPCのBoxフォルダがそのまま開けます。
こんな感じです。便利ですよね。PCで編集したデータをわざわざ移し替える必要なくiPhoneやiPadなどのデバイスで開く事ができます。
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オンラインストレージは基本的にインターネットで接続された、どこかにあるサーバーにデータが保管されているのですが、そのデータを同時にPC内にも保管しておくことが可能です。
PC内にも保管しておけばオフライン（インターネットに繋がっていない状態）でも使用することができるメリットがありますが、
PCの容量を圧迫してしまうデメリットもあります。
そのため、私はこのように管理しています。
現在行っている仕事（私の場合研究）を「現在進行形」のものと「過去」のものに分けます。
「現在進行形」のフォルダーを右クリックで「オフライン利用可」としておくとPC上にも同時に保管されオフラインでも使用できます。
また、「過去」フォルダーには過去に行った研究が入っていますが、開いたり編集する頻度は低いので、右クリックで「オフラインのみ使用可」とし、インターネットに接続しているときのみアクセス出来る様になっています。
このように、今よく使うフォルダと、あまり使わないフォルダを分けることでPCの容量を効率よく使える様にしています。
まとめ
今回、仕事でのクラウド(オンラインストレージ)活用法を紹介しました。オンラインストレージを使ってみたいという気になってもらえたでしょうか。
各社、無料で使える容量があるので、まずはバックアップが必要な少ないデータから無料で試してみるといいと思います。
少しでも何かの参考になれば幸いです。
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